Doanh nghiệp cần làm gì để đảm bảo tính pháp lý cho con dấu?

Luật Doanh nghiệp 2020 đã giao cho doanh nghiệp toàn quyền tự quyết đối với loại dấu, số lượng, hình thức và cả về nội dung con dấu.

Việc quản lý và lưu giữ con dấu cũng được thực hiện theo quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành. Doanh nghiệp không phải thông báo sử dụng mẫu dấu trước khi sử dụng như trước đây nữa.

Trước kia, khi con dấu được công bố và được cơ quan đăng ký kinh doanh xét duyệt thì xem như con dấu hợp pháp. Tuy nhiên, với việc bãi bỏ thủ tục công bố mẫu dấu thì doanh nghiệp cần làm gì để đảm bảo tính pháp lý cho con dấu?

Hãy cùng Công ty Luật PL & Partners tìm hiểu về chủ đề này trong nội dung bài viết ngày hôm nay.

1. LÀM THỀ NÀO ĐỂ ĐẢM BẢO TÍNH PHÁP LÝ CHO CON DẤU CỦA DOANH NGHIỆP?

Do hiện tại, pháp luật giao cho doanh nghiệp quyền tự quyết đối với con dấu nên để đảm bảo được tính pháp lý của con dấu, doanh nghiệp phải quy định thật rõ các vấn đề lên quan đến con dấu trong nội bộ công ty, cụ thể là Điều lệ, quy chế của doanh nghiệp, bao gồm một số quy định sau:

1. Thực hiện thủ tục đăng ký và khắc con dấu tại cơ sở được cấp giấy phép hoạt động kinh doanh sản xuất con dấu.

2. Quyết định sử dụng con dấu trong doanh nghiệp. Đây là văn bản có giá trị xác nhận mẫu con dấu doanh nghiệp sử dụng, bao gồm các nội dung chính như:

Quy định số lượng, hình thức, nội dung con dấu;
Quy định thời điểm có hiệu lực của con dấu;
Quy định cá nhân / phòng ban có trách nhiệm giữ gìn, quản lý con dấu;
Các quy định khác

2. DOANH NGHIỆP CÓ BẮT BUỘC PHẢI CÓ CON DẤU HAY KHÔNG?

Khi dự thảo luật doanh nghiệp sửa đổi, có nhiều ý kiến đề xuất bỏ con dấu doanh nghiệp xuất phát từ các quan điểm sau đây:

Quan điểm thứ 1: Hoạt động của doanh nghiệp là do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp chịu trách nhiệm và chữ ký của đại diện pháp luật đã đủ hiệu lực thay mặt cho dn để thực hiện giao dịch. Do vậy, việc đóng dấu trên chữ ký của đại diện pháp luật là thừa và vô hình chung đã yêu cầu doanh nghiệp xác nhận đến hai lần trên cùng một giao dịch, lãng phí thời gian và không cần thiết.

Quan điểm thứ 2: Thông thường đại diện pháp luật của doanh nghiệp không giữ con dấu bên mình mà giao cho bộ phận hành chính hoặc thư ký lưu giữ và đóng dấu. Vì vậy, việc quản lý con dấu và quản lý việc đóng dấu để đúng quy định cũng gây ra không ít khó khăn cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, việc giả mạo con dấu diễn ra khá phổ biến, phân biệt con dấu thật giả không hề đơn giản đối với các bên tại thời điểm giao dịch.

Quan điểm thứ 3: Theo xu hướng phát triển chung của thế giới thì hiện nay, theo thống kê có 110 quốc gia không sử dụng con dấu doanh nghiệp, 72 quốc gia cho phép doanh nghiệp được lựa chọn việc có sử dụng con dấu hay không.

Tuy nhiên, như chúng ta đã biết Luật Doanh nghiệp 2020 chưa bỏ hẳn việc sử dụng con dấu nhưng thông qua việc cho phép doanh nghiệp được toàn quyền quyết định về hình thức, nội dung của con dấu, cho phép sử dụng chữ ký số, cũng như việc bãi bỏ thủ tục thông báo mẫu dấu cho cơ quan đăng ký kinh doanh.

Đây được xem là một bước đệm để tiến đến bước cải cách lớn hơn trong việc sử dụng con dấu doanh nghiệp tại Việt Nam trong một ngày không xa.

Quay trở lại câu hỏi: Doanh nghiệp có bắt buộc phải có con dấu hay không?

Câu trả lời là doanh nghiệp cần có con dấu nhưng không bắt buộc phải đóng dấu lên mọi văn bản, giấy tờ, hồ sơ, hợp đồng.

Cụ thể là tại khoản 5 điều 4 Nghị định 01/2021/NĐ-CP quy định: Doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp, thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, nghị quyết, quyết định, biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

Một vấn đề đặt ra là vẫn còn một số ngân hàng vẫn bắt buộc doanh nghiệp cung cấp Giấy tờ xác minh mẫu dấu. Do đó, trong trường hợp này, khi nhận bàn giao con dấu từ đơn vị khắc dấu, bạn nên yêu cầu họ đưa Giấy xác nhận mẫu dấu. Sau khi điền đầy đủ thông tin và ký tên vào Giấy xác nhận này, bạn cung cấp cho Ngân hàng là được.

Như vậy trên đây, Công ty Luật PL & Partners đã thông tin đến quý vị và các bạn về vấn đề doanh nghiệp cần làm gì để đảm bảo tính pháp lý cho con dấu của mình.

Hi vọng những thông tin này sẽ hữu ích đối với các bạn.

Trường hợp cần hỡ trợ về pháp lý, hãy liên hệ ngay với chúng tôi: