Thủ tục đăng ký nội quy lao động mới nhất từ 2021

Nội quy lao động là văn bản thỏa thuận giữa người lao động và người sử dụng lao động. Trong đó thể hiện rõ ràng và chi tiết những điều khoản, quy định bắt buộc phải tuân thủ trong quá trình quản lý và làm việc. Đồng thời đây cũng là cơ sở xử lý kỷ luật khi xảy ra tranh chấp lao động.

Nội quy lao động có vai trò rất quan trọng trong hoạt động quản lý và sử dụng lao động của doanh nghiệp. Mọi tổ chức muốn hoạt động hiệu quả, nhất quán cần ban hành nội quy chuẩn với những điều khoản rõ ràng và minh bạch.

Bên cạnh đấy, theo quy định của Bộ luật Lao động 2019, một số doanh nghiệp sẽ cần phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chức năng.

Trong bài viết này, Công ty Luật PL & Partners sẽ chia sẻ với quý vị và các bạn một số vấn đề cần lưu ý về thủ tục đăng ký nội quy lao động mới nhất từ năm 2021.

1. DOANH NGHIỆP NÀO BẮT BUỘC PHẢI ĐĂNG KÝ NỘI QUY LAO ĐỘNG?

Căn cứ Điều 119 Bộ luật Lao động 2019, nếu doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên thì phải ban hành nội quy lao động bằng văn bản và phải đăng ký nội quy lao động tại cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh (Sở LĐTB&XH) nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Lưu ý:

Đối với doanh nghiệp sử dụng dưới sử dụng dưới 10 người lao động, tuy không bắt buộc ban hành và đăng ký nội quy lao động bằng văn bản nhưng phải ban hành nội quy lao động và phải thỏa thuận nội dung về kỷ luật lao động, trách nhiệm vật chất trong hợp đồng lao động (Cơ sở pháp lý: Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP).

Thủ tục đăng ký nội quy lao động mới nhất 2021 — *Doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên phải đăng ký nội quy lao động.*

2. THỦ TỤC ĐĂNG KÝ NỘI QUY LAO ĐỘNG.

2.1. Thành phần và số lượng hồ sơ.

Căn cứ Điều 120 Bộ luật Lao động 2019, Quyết định số 338/QĐ-LĐTBXH, thành phần của bộ hồ sơ đăng ký nội quy lao động bao gồm:

STT	Tên hồ sơ	Loại	Số lượng
1	Văn bản đề nghị đăng ký nội quy lao động.	Bản chính	01
2	Nội quy lao động (không trái với quy định của pháp luật và bao gồm các nội dung được quy định tại khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019).	Bản chính	01
3	Văn bản góp ý của công đoàn cơ sở hoặc tổ chức của người lao động tại doanh nghiệp (đối với doanh nghiệp có công đoàn cơ sở hoặc có tổ chức của người lao động tại doanh nghiệp).	Bản chính	01
4	Các văn bản của người sử dụng lao động có quy định liên quan đến kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất (nếu có).	Bản chính	01

Số lượng hồ sơ: 01 (một) bộ.

2.2. Trình tự thực hiện.

Căn cứ Quyết định số 338/QĐ-LĐTBXH ngày 17 tháng 3 năm 2021 của Bộ trưởng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội quy định về trình tự thực hiện đăng ký nội quy lao động cho doanh nghiệp như sau:

Bước 1:

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, doanh nghiệp chuẩn bị hồ sơ theo quy định của pháp luật và nộp cho cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp tỉnh (Sở LĐ-TBXH) hoặc cơ quan chuyên môn về lao động thuộc UBND cấp huyện trong trường hợp được Sở LĐ-TBXH ủy quyền (Phòng LĐ-TBXH) nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính.

Bước 2:

Trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ đăng ký nội quy lao động, nếu phát hiện nội quy lao động có quy định trái pháp luật thì Sở LĐ-TBXH hoặc Phòng LĐ-TBXH (trong trường hợp được Sở LĐ-TBXH ủy quyền) thông báo và hướng dẫn doanh nghiệp sửa đổi, bổ sung, đăng ký lại nội quy lao động.

2.3. Thời hạn nộp hồ sơ.

Trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày ban hành nội quy lao động, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đăng ký nội quy lao động.

2.4. Phương thức nộp hồ sơ.

Người sử dụng lao động nộp hồ sơ đến Sở LĐ-TBXH hoặc Phòng LĐ-TBXH (trong trường hợp được Sở LĐ-TBXH ủy quyền) theo các phương thức sau:

Nộp hồ sơ qua cổng thông tin Dịch vụ công trực tuyến;

Đối với các doanh nghiệp hoạt động tại địa bàn TP HCM, có thể đăng ký qua đường link: dichvucong.hochiminhcity.gov.vn

Nộp hồ sơ trực tiếp;
Nộp hồ sơ qua đường bưu điện.

2.5. Phí, lệ phí.

Không.

2.6. Hiệu lực và thời hạn của nội quy lao động.

Đối với doanh nghiệp sử dụng từ 10 người lao động trở lên: Nội quy lao động có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày Sở LĐTB&XH hoặc Phòng LĐTB&XH (trường hợp được ủy quyền) nhận được đầy đủ hồ sơ đăng ký nội quy lao động.
Đối với doanh nghiệp sử dụng dưới 10 người lao động mà ban hành nội quy lao động bằng văn bản: hiệu lực nội quy lao động do doanh nghiệp quyết định trong nội quy lao động.
Ngoài ra, không giống như Thỏa ước lao động tập thể có thời hạn từ 01 đến 03 năm, Bộ luật lao động không quy định về thời hạn của nội quy lao động, do đó, có thể nói, nội quy lao động cùng tồn tại với thời hạn hoạt động của doanh nghiệp, khi doanh nghiệp chấm dứt hoạt động, nội quy lao động cũng sẽ hết hiệu lực.

Lưu ý:

Trường hợp doanh nghiệp có các chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh đặt ở nhiều địa bàn khác nhau thì doanh nghiệp gửi nội quy lao động đã được đăng ký đến Sở LĐ-TBXH hoặc Phòng LĐ-TBXH (trong trường hợp được Sở LĐ-TBXH ủy quyền) nơi đặt chi nhánh, đơn vị, cơ sở sản xuất, kinh doanh (CSPL: khoản 4, khoản 5 Điều 119 Bộ luật Lao động 2019).
Nội quy lao động phải được thông báo đến người lao động và những nội dung chính phải được niêm yết ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc.

3. HÌNH THỨC XỬ PHẠT VI PHẠM.

Căn cứ vào quy định tại Điều 18 Nghị định 28/2020/NĐ-CP ngày 01 tháng 3 năm 2020 quy định về xử phạt vi phạm hành chính lĩnh vực lao động, bảo hiểm xã hội, đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng, cụ thể:

Đối với hành vi không thông báo công khai hoặc không niêm yết những nội dung chính của nội quy lao động ở những nơi cần thiết tại nơi làm việc: Doanh nghiệp bị phạt tiền từ 500.000 đồng đến 1.000.000 đồng.
Đối với hành vi không có nội quy lao động bằng văn bản hoặc không đăng ký nội quy lao động với cơ quan có thẩm quyền của doanh nghiệp sử dụng từ 10 lao động trở lên: Doanh nghiệp bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.
Đối với hành vi sử dụng nội quy lao động chưa có hiệu lực hoặc đã hết hiệu lực: Doanh nghiệp bị phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng.

4. SỬA ĐỔI NỘI QUY CÓ PHẢI ĐĂNG KÝ LẠI HAY KHÔNG?

Với các quy định mới của Bộ luật Lao động năm 2019, doanh nghiệp sẽ phải tiến hành sửa đổi nội quy lao động của mình để phù hợp với quy định của pháp luật. Chẳng hạn như việc bổ sung các nội dung bắt buộc có trong nội quy lao động mà trước đây Bộ luật Lao động không bắt buộc phải có các nội dung này. Cụ thể là nội dung về phòng, chống quấy rối tình dục tại nơi làm việc; trình tự, thủ tục xử lý hành vi quấy rối tình dục tại nơi làm việc; người có thẩm quyền xử lý kỷ luật lao động,… và hàng loạt các quy định mới khác.

Vậy khi sửa đổi nội quy lao động theo các quy định mới, doanh nghiệp có cần đăng ký lại nội quy lao động không?

Trước đây, theo khoản 5 Điều 28 Nghị định 05/2015/NĐ-CP hướng dẫn thi hành Bộ luật Lao động 2012 quy định: Trường hợp sửa đổi, bổ sung nội quy lao động đang có hiệu lực, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện tập thể lao động tại cơ sở và thực hiện đăng ký lại nội quy lao động.

Tuy nhiên, hiện nay, tại khoản 3 Điều 69 Nghị định 145/2020/NĐ-CP hướng dẫn Bộ luật Lao động 2019 quy định: Khi sửa đổi, bổ sung nội quy lao động, người sử dụng lao động phải tham khảo ý kiến của tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở đối với nơi có tổ chức đại diện người lao động tại cơ sở.

Ngoài ra, Nghị định 145/2020/NĐ-CP và Bộ luật Lao động 2019 không có quy định nào đề cập đến việc phải đăng ký lại nội quy lao động khi sửa đổi. Do đó, doanh nghiệp không bắt buộc phải thực hiện thủ tục đăng ký lại nội quy lao động khi sửa đổi, bổ sung.

Tuy nhiên, doanh nghiệp vẫn cần đảm bảo nội dung nội quy lao động không được trái với pháp luật về lao động và quy định của pháp luật có liên quan (theo khoản 2 Điều 118 Bộ luật Lao động 2019).

Đăng ký nội quy lao động — *Nội quy lao động thể hiện rõ ràng và chi tiết những điều khoản, quy định bắt buộc phải tuân thủ trong quá trình quản lý và làm việc.*

Như vậy trên đây, Công ty Luật PL & Partners đã giới thiệu tới quý vị và các bạn một số điểm cần lưu ý về thủ tục đăng ký lao động. Hi vọng thông qua bài viết các bạn sẽ hiểu rõ hơn về các quy định này, từ đó có sự chuẩn bị phù hợp cho doanh nghiệp của mình.

Nếu quý vị và các bạn cần hỗ trợ thêm về lao động và doanh nghiệp nói riêng cũng như các vấn đề pháp luật khác, hãy liên hệ ngay tới PL & Partners thông qua thông tin sau: